Talk & Vision Blog

Betere samenwerking zorgt voor beter resultaat

De afstemming tussen de werkvloer en IT is vaak een struikelblok. Dat komt niet alleen door het gebrek aan technologische vaardigheden van werknemers, ook het gebrek aan afstemming van IT op de wensen van de gebruiker zorgt voor belemmeringen op de werkvloer. Hoe lost u dit op en zorgt u voor betrokkenheid en motivatie aan beide kanten?

Wanneer de IT-afdeling keuzes maakt voor nieuwe technologie wordt vaak vergeten te kijken naar hoe medewerkers samenwerken. Gevolg is dat de gekozen middelen niet of verkeerd worden gebruikt en niet bijdragen aan optimale samenwerking. Het vertrekpunt voor beter afstemming tussen de werkvloer en IT zou daarom de manier van samenwerken moeten zijn. Het devies: breng het samenwerkings-DNA van uw bedrijf in kaart.

Stapsgewijs
Een oplossing voor falende samenwerking vergt een stapsgewijze aanpak van het management. Goede samenwerking draagt immers concreet bij aan het resultaat van uw organisatie en daar bent u als management uiteraard bij gebaat.

Stap 1. Integrale betrokkenheid

Samenwerken doe je niet alleen. Het verbeteren van de samenwerking kan daarom niet de taak van slechts één afdeling zijn, maar vereist gezamenlijke inspanning van de afdelingen HR, IT, facility management en communicatie.

Stap 2. In kaart brengen samenwerkings-DNA

Inzicht in de manier waarop uw organisatie samenwerkt is het startpunt voor betere samenwerking. U krijgt dit inzicht door het in kaart brengen van het samenwerkings-DNA. Dit DNA is een overzicht van het wie, waar, wat, waarom en hoe van de samenwerking binnen uw organisatie. U geeft antwoord op vragen als Wie werken er met elkaar samen en in welke situatie? Waar bevinden mensen zich als ze met elkaar samenwerken en waarom? Wat wordt er gecommuniceerd en hoe wordt dat gedaan? Zo kan blijken dat leden van een projectteam niet allemaal toegang hebben tot dezelfde informatie, wat de samenwerking in het projectteam belemmert. Of het blijkt dat medewerkers die veel onderweg zijn ook willen communiceren via video, omdat dat de relatie met hun collega’s in China bevordert. Het antwoord op deze vragen geeft een duidelijk beeld van welke aspecten van de samenwerking belemmerend dat wel versnellend werken om de doelen van uw organisatie te behalen.

Stap 3. Implementatieplan

Stap 3 is de stap richting implementatie. Het levert een op maat gemaakt plan op over welke middelen kunnen worden ingezet voor welke doelgroepen, wanneer en hoe vaak. Welke middelen zijn er al en in welke middelen moeten, passend bij het samenwerkings-DNA worden geïnvesteerd dan wel gedesinvesteerd? Bovendien wordt er gekeken naar eventuele technologische of fysieke barrières die er dan nog zijn, deze worden in de laatste stap aangepakt.

Stap 4. Communicatie, training en beleid

Het in kaart brengen van het DNA en het opstellen van een implementatieplan, geven nog geen garantie voor succesvolle samenwerking. Er kunnen nog altijd barrières zijn die uw medewerkers belemmeren om goed samen te werken. Goede communicatie tijdens de eerste drie stappen is dan ook erg belangrijk. Om de motivatie en betrokkenheid van medewerkers te bevorderen moeten zij weten waar u mee bezig bent, op de hoogte worden gehouden van de vorderingen en vooral informatie krijgen over het nut en het doel van betere samenwerking.

Ook technische barrières kunnen een belemmering vormen. Gebruikerstrainingen zijn daarom ook van groot belang. Denk hierbij aan een training die helpt om te gaan met nieuwe technologieën zoals videoconferencing. Onthoud dat bij een lage frequentie in het gebruik van de middelen, vaker herhaling van de training nodig is. 

Tenslotte kunnen ook aanpassingen in uw beleid belemmeringen wegnemen. Denk bijvoorbeeld aan het beleid dat de privacy en veiligheid van bedrijfsgegevens garandeert. Op die manier hoeven medewerkers zich minder zorgen te maken bij het uitwisselen van bedrijfsgevoelige informatie.

Teamwork
Deze stapsgewijze aanpak zorgt uiteindelijk voor een samenwerkingsomgeving die past bij de organisatie. De verschillende stappen zorgen ervoor dat de investeringen in communicatiemiddelen zijn afgestemd op de wensen en behoeften van gebruikers, dat de samenwerking verbetert, maar ook dat de investeringen eerder worden geaccepteerd en zo worden terugverdiend. Samenwerking heeft steeds meer invloed op de prestaties van een bedrijf. Goed teamwork kan leiden tot een betere verkoop, innovatie en productie Uiteindelijke resultaat is dat uw strategische doelstellingen sneller worden behaald. 

Op welke wijze faciliteert ICT de samenwerking binnen jouw organisatie?

Om te bepalen of 'samenwerken/collaboration’ bij Nederlandse bedrijven op de agenda staat, voerde Tijdschrift IT Management samen met Talk & Vision en Nyenrode onlangs een onderzoek uit.

Talk & Vision wilde met dit onderzoek inventariseren welke beelden bestaan bij de beslissers over het inzetten van samenwerkingstechnologie en welke toegevoegde waarde goed samenwerken heeft voor organisaties. Dankzij de resultaten van dit onderzoek is Talk & Vision in staat om organisaties te adviseren over samenwerkingstechnologie en hen te helpen om de technologie beter te laten aansluiten op de behoefte van de mens.

Ben je geinteresseerd in dit onderzoek, download dan ons onderzoeksrapport 'samenwerken op afstand'.

Fotocredit