Talk & Vision Blog

Video vergaderen: voorwaarden voor een goede gebruikerservaring

videoHet is inmiddels niet nieuw meer dat vergaderen via video grote voordelen heeft voor organisaties en hun medewerkers: de reistijd kan worden verminderd en de productiviteit kan worden vergroot. Om te kunnen profiteren van deze voordelen, moet je echter wel de juiste video-oplossingen gebruiken. Niet alle tools hebben namelijk dezelfde mogelijkheden en een succesvol gebruik hangt af van verschillende factoren.

Waar moet je als organisatie op letten wanneer je een videosysteem uitkiest? We zetten drie belangrijke elementen op een rijtje.

Eenvoudig te gebruiken
Ongetwijfeld de belangrijkste afweging voor een videoconferentiesysteem is het gebruiksgemak: hoe eenvoudig is e technologie te gebruiken? Medewerkers raken steeds meer gewend aan eenvoudige mobiele apparatuur en ze zitten bij nieuwe technologie niet te wachten op het doorlezen van ellenlange handleidingen en documenten. Videoconferencing heeft een beetje het imago dat het moeilijk te gebruiken is en omslachtig werkt. Medewerkers moeten kunnen ervaren dat dit niet klopt, en dat het houden van een videogesprek even eenvoudig is als het plegen van een telefoontje of het sturen van een tekstbericht. Dit kan alleen wanneer je als organisatie zorgt voor de juiste tools en technologie.

Eenvoudig te beheren
Een goede gebruikerservaring van videoconferencing hangt ook samen met het beheer en de administratie van de technologie. Het is natuurlijk veel efficiënter wanneer medewerkers hun eigen videoconferenties kunnen opstarten en beheren, zonder dat daar iemand van IT aan te pas moet komen. Bovendien is het belangrijk dat er een goed overkoepelend controlesysteem aanwezig is, zodat de IT-afdeling overzicht heeft van het beheer, de inrichting, de bandbreedte, de veiligheid en de geschiktheid. De mogelijkheid moet bestaan om analyses en rapportages op te stellen van het videosysteem, zodat de dienst kan worden verbeterd en geoptimaliseerd.

Eenvoudig te integreren met andere communicatietools
Het is belangrijk dat het videosysteem eenvoudig kan worden geïntegreerd met andere beschikbare communicatietools. Deze integratie, ook wel Unified Communications genoemd, zorgt ervoor dat medewerkers één interface hebben van waaruit ze gebruik kunnen maken van bijvoorbeeld e-mail, telefoon, audio, video en social media. Daarnaast moeten organisaties ervoor zorgen dat de video-oplossing integreert met de platforms van toonaangevende leveranciers, zoals IBM, Siemens en Microsoft. Zo zijn SIP systemen bijvoorbeeld eenvoudiger te integreren op deze platforms dan andere systemen.

Video vergaderen kan grote voordelen hebben, mits je als organisatie dus rekening houdt met bovenstaande aspecten. Wanneer medewerkers weerstand tonen en het gebruik te omslachtig vinden, is de hele investering voor niets. Houd daarom altijd rekening met de eindgebruiker van de video-oplossing. 

Neem contact met mij op

 

Topics: unified communications, gebruikerservaring, video vergaderen