Talk & Vision Blog

HNW: waarom IT en facility management geïntegreerd moeten worden

HNWIn het huidige werklandschap ontkom je er bijna niet meer aan om als facilitair manager samen te werken met de IT-manager en vice versa. De grenzen vervagen en nauw overleg is noodzakelijk om de kosten lager te houden, de beschikbaarheid hoger en de werkzaamheden efficiënter.

In dit blogartikel kijken we naar de veranderingen die de basis vormen van deze noodzakelijke integratie. Daarnaast zetten we de voordelen van integratie voor organisaties op een rijtje.

Veranderingen in technologie en werkwijze
Een aantal jaar geleden was  het nog heel duidelijk welke afdeling welke apparatuur onder zijn hoede had. Elke afdeling zorgde voor de aanschaf en beheer van de eigen nodige apparatuur. Vandaag de dag zijn deze grenzen echter wat minder helder, waardoor het ook minder duidelijk is welke afdeling verantwoordelijk is voor welk beheer. Zo loopt het reserveren van vergaderzalen bijvoorbeeld via de centrale agenda en kan videoconferencing eenvoudig geïntegreerd worden met IT-technologie. Maar wie is hiervoor verantwoordelijk?

Naast deze onduidelijk op het gebied van technologie en apparatuur vereist de nieuwe manier van werken een moderne manier van informatiedistributie. Het kantoor verandert namelijk steeds meer van een werkplek in een ontmoetingsplek. Medewerkers werken minder vanaf kantoor, maar willen wel betrokken blijven bij elkaar en bij de organisatie.

Door bovenstaande veranderingen ontstaan er vele vragen binnen organisaties:

  1. Wie zorgt er voor het beheer van apparatuur?
  2. Wie is er verantwoordelijk voor de beveiliging?
  3. Hoe passen nieuwe technologieën in de bestaande infrastructuur?
  4. Hoe kunnen we alle medewerkers van de juiste informatie voorzien?
  5. Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers altijd en overal met elkaar kunnen samenwerken?


Integratie van IT en audio/video
Om als organisatie op de veranderingen in te spelen, is een integratie van de IT- en facilitaire afdeling noodzakelijk. Op basis van de behoeften die er zijn binnen de organisatie, moeten de juiste IT- en audio/video middelen worden gekozen en geïntegreerd. De IT-manager heeft hierin een cruciale rol. Hij moet niet alleen meer kijken naar de IT-omgeving, maar zal ook verantwoordelijk zijn voor de audiovisuele planning en de aanschaf van audio- en video apparatuur.  Hierbij moet niet alleen rekening gehouden worden met de functionaliteit van de apparatuur, maar ook met het beheer van de geïntegreerde omgeving.  

Het is verstandig om hier als organisatie goed over na te denken, want het integreren van de twee afdelingen zal uiteindelijk alleen maar leiden tot positieve uitkomsten:

1.    Kosten en efficiëntie
De organisatie heeft meer mogelijkheden om informatie efficiënt en effectief te distribueren tegen lagere beheerkosten.

2.    Samenwerking
De integratie zorgt voor nieuwe manieren van samenwerken die beter aansluiten bij de trends en werkstijlen in de organisatie.  

3.    Eenvoudig te managen
Een geïntegreerde omgeving is eenvoudig te beheren, doordat vanuit dezelfde tools en processen zowel de IT- als de audio/video-componenten kunnen worden gemanaged.

4.    Integratie van werk en privé
Medewerkers krijgen toegang tot nieuwe mogelijkheden om te werken. Hierdoor kunnen ze hun werkstijl beter integreren in hun leven: door de nieuwe mogelijkheden op het gebied van samenwerking wordt het eenvoudiger om buiten kantoor te werken en dus om bijvoorbeeld de kinderen nog even naar school te brengen of een dag vanuit huis te werken.

5.    Duidelijkheid bij vragen en problemen
In de geïntegreerde omgeving is het voor de medewerkers duidelijker waar ze met hun vragen en problemen terecht kunnen. Ze hoeven zich niet steeds af te vragen onder welke afdeling hun incident valt, maar weten nu meteen bij wie ze terecht kunnen.

Talk & Vision heeft een strategisch partnership met AVEX. AVEX is specialist in audiovisuele oplossingen en videocommunicatie voor onder andere vergaderkamers, presentatieruimtes, collegezalen en boardrooms. Dit partnership sluit aan bij de groeiende vraag naar integrale oplossingen voor Unified Communications en audiovisuele diensten op één netwerk door één leverancier.

Heb jij IT- en facility management al geïntegreerd in jouw organisatie? Wil je meer weten over onze geintegreerde oplossingen, neem contact met ons op:

Neem contact met mij op

Fotocredit


Topics: IT, hnw, Facility management