Talk & Vision Blog

Succesvolle videoconferencing heb je zelf in de hand

succesvolle vcBedrijven hebben de afgelopen jaren flink geïnvesteerd in videoconferencingtechnologie. Ze zagen het toegenomen belang van een goede samenwerking binnen teams die geografisch verspreid werken. Door te kiezen voor videoconferencing kozen deze bedrijven voor een hogere productiviteit en flexibiliteit, kostenreductie en een lagere CO2-uitstoot.

Critici
Toch zijn er ook nog altijd critici en medewerkers die niet overtuigd zijn van het gemak en de voordelen van videoconferencing. Zij vinden dat videoconferencing niet werkt en kunnen niet overweg met de technologie. Daarvoor noemen ze grofweg drie redenen:

1.    “Videoconferencing werkt niet wanneer medewerkers thuis of onderweg werken.”
2.     “Ik vind het lastig om een videocall op te zetten en pak daarom liever gewoon de telefoon.”
3.    “Het duurt vaak eventjes voordat het systeem werkt en wanneer het niet werkt, weet ik niet bij wie ik terecht moet.”

Deze problemen die medewerkers vaak noemen, kunnen echter eenvoudig worden opgelost. Sterker nog, organisaties hebben het succes van videoconferencing zelf in de hand. Naast de juiste apparatuur, zijn het beheer van de technologie en de interne communicatie over het gebruik ervan hierbij belangrijke aandachtspunten.

Beheer van videoconferencing
Het succes van videoconferencing valt of staat in de eerste plaats met het beheer ervan. Zoals elke technologische toepassing kan videoconferencing in huis worden beheerd. Dit is echter erg duur, tijdrovend en belastend voor bedrijven die er niet in gespecialiseerd zijn en die hun middelen liever inzetten op hun kernactiviteiten. Aangezien het in de lucht houden van video-infrastructuur specialistische kennis en beheertools vereist, is het in de meeste gevallen daarom beter om het beheer uit te besteden aan een provider of video specialist. Zo is Unified Communications steeds vaker als beheerde dienst af te nemen. Een serviceprovider is door meer schaalgrootte beter in staat om te voorzien in continue ondersteuning van videoconferenties. Dat kan variëren van een eenvoudige helpdesk tot een speciale medewerker die een videoconferentie opzet en stand-by blijft om eventuele problemen direct op te lossen. Deze typen support helpen om de drempels bij gebruikers weg te nemen.

Interne communicatie en promotie
Wanneer de apparatuur en het beheer in orde zijn, is het zaak om het gebruik van videoconferencing te communiceren en promoten. Medewerkers moeten weten waarom videoconferencing is ingevoerd in de organisatie, hoe het werkt en bij wie ze terecht kunnen met vragen en problemen. Geef bijvoorbeeld een interne presentatie of workshop om dit te communiceren. Daarnaast moeten medewerkers gestimuleerd worden om videoconferencing te gaan gebruiken, bijvoorbeeld door bonuspunten te ontvangen of door een soort prijsvraag uit te schrijven voor medewerkers die met de beste verbetersuggesties van het systeem komen. Dit zijn effectieve manieren om de inzet van videoconferencing te vergroten en zo de return on investment te verhogen.

Tot slot gaat het bij videoconferencing om de ‘human workflow’ en niet, zoals veel organisaties denken, om een ‘system workflow’. De gebruiker bepaalt zelf hoe hij of zij het systeem wil gebruiken. Samenwerking tussen mensen gebeurt op tal van manieren en vindt de ene keer gestructureerd en de andere keer ongestructureerd plaats. Daar past geen ‘one size fits all’-aanpak in. Een organisatie die dat onderkent en die haar videoconferencingbeleid daarop aanpast, zal veel profijt kunnen hebben van videoconferencing.

Hoe heb jij het beheer en de communicatie rondom videoconferencing geregeld in jouw organisatie? Neem contact met ons op om hierover van gedachten te wisselen:

Neem contact met mij op


 

Topics: samenwerking, unified communication, videoconferencing, video